Elektronische Führerscheinkontrolle für das Flottenmanagement

Der Arbeitgeber hat die Berechtigung und steht insbesondere ebenso in der Pflicht, die Führerscheine der Beschäftigten in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, wenn er für sie Dienstfahrzeuge zum Nutzen bereitstellt, von welchen er der Halter ist. Wie in zahlreichen weiteren Bereichen ersetzt inzwischen die elektronische Führerscheinkontrolle die bisherigen händischen Kontrollverfahren. Ob und auf was für Besonderheiten dabei zu achten ist, damit befasst sich dieser Artikel.

Elektronische Führerscheinkontrolle durch RFID-Chip

Mittlerweile bieten verschiedene Dienstleister Dienste zur Durchführung vom Fuhrparkmanagement an, in das gleichzeitig ein Tool für die elektronische Führerscheinkontrolle implementiert ist. Zum Vornehmen der Führerscheinkontrolle bringt man ein Siegel mit RFID-Chip auf dem jeweiligen Führerschein auf. An den öffentlichen Prüfstellen, wie etwa an Tankstellen kann dann die Überprüfung so erfolgen, dass der Beschäftigte den Führerschein mit dem aufgebrachten Chip wegen Datenaustausch an das entsprechende Lesegerät hält. Dann erfolgt die Übertragung der Prüfsiegelnummer, die im Siegel enthalten ist. Diese wird daraufhin an den entsprechenden Dienst übermittelt, damit über diesen dort gespeicherten Datensatz vom Mitarbeiter eine Zuordnung zu dem Fahrer stattfindet. Im Dienst selbst speichert man zum Beispiel personenbezogene Daten wie Vorname, Nachname, Mobiltelefonnummer oder E-Mail-Adresse zur Information über eine kommende Kontrolle, die Prüfsiegel-ID-Nummer, die letzten Zeichen von der Führerscheinnummer und das folgende Führerscheinkontrolldatum entsprechend dem Kontrollintervall.

Elektronische Führerscheinkontrolle und die datenschutzrechtliche Zulässigkeit

Allgemein gilt, dass die Beschäftigten zur Vorlage des Führerscheins in regelmäßigen Abständen bei der Kontrollpflicht vom Arbeitgeber verpflichtet sind, wenn diese Dienstfahrzeuge führen. Im Rahmen der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die elektronische Führerscheinkontrolle sind natürlich die datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Demnach gilt unter anderem das Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogenen Daten ist also zulässig, wenn das Bundesdatenschutzgesetz oder eine weitere Rechtsvorschrift das gestattet oder angeordnet oder die betroffene Person eingewilligt hat.

Elektronische Führerscheinkontrolle und die Auftragsdatenverarbeitung

Wenn ein externer Dienstleister diesen webbasierten Dienst hostet, finden die Regelungen zur Auftragsdatenverarbeitung Anwendung, wenn hierbei ein Zugriff auf die personenbezogenen Daten von der verantwortlichen Stelle keineswegs auszuschließen ist. Das umfasst die Vorschriften über diese organisatorischen und technischen Maßnahmen, die zu treffen sind. Vor allem bei der Datenverarbeitung durch einen webbasierten Dienst muss ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten gerichtet werden. Im Vordergrund stehen hier insbesondere die Verschlüsselung bei der Datenübertragung und -speicherung, der Einsatz von Verschlüsselungs- und Authentifizierungsverfahren, die Systemprotokollierung, die redundanten Spiegelungen der Back-up-Lösungen und Systeme sowie die Maßnahmen zum sicheren Löschen der Daten, damit die elektronische Führerscheinkontrolle im jeweiligen Betrieb unbedenklich erfolgen kann. Aus diesem Grund sollten bei der Auftragsdatenverarbeitung mit dem entsprechenden Dienstleister bestimmte Mindestsicherheitsstandards vereinbart und ihrer Einhaltung überprüft sowie dokumentiert werden.